gawaiberita, SAMARINDA – Dinas Pemuda dan Olahraga (Dispora) Kaltim menggelar pemusnahan arsip statis yang didampingi langsung oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kaltim. Tujuannya, untuk merapikan tata kelola arsip dan mengurangi arsip yang sudah tidak digunakan. Sesuai dengan surat persetujuan pemusnahan arsip dari Kepala ANRI, Nomor B-KN.00.01/247/2023 tanggal 28 September 2024.
Pelaksana Harian (Plh) Kepala Dispora Kaltim, Sri Wartini, mengungkapkan pihaknya sudah melakukan pemusnahan arsip sejak tahun 2005-2011. Namun, dua tahun belakangan ini pihaknya tidak melakukan pemusnahan karena butuh waktu. Menurutnya, perlu dilakukan penataan, baru setelah itu pemusnahan.
Sri Wartini menjelaskan dalam pemusnahan arsip ini dilakukan dengan dua cara, ada yang dicacah dan juga dileburkan. Selain itu, sebagian arsip nanti akan diserahkan ke DPK sehingga sebagian tidak di musnahkan dan akan diarsipkan pada depo arsip DPK.
“Tahun ini baru kita laksanakan, kami berharap juga kegiatan ini dapat mengurangi depo arsip di gedung lama Dispora. Sehingga arsip yang baru akan lebih tertata dengan rapi,” jelas Sri, Selasa (5/11/2024).
Pada kesempatan yang sama, Pelaksana Tugas (Plt) Kepala DPK Kaltim, Anita Natalia Krisnawati, menjelaskan sebelum melakukan kegiatan ini sebenarnya perlu kesadaran dari setiap Organisasi Perangkat Daerah (OPD) dalam menata arsip internal. Namun, menurutnya, disela kesibukan yang dikerjakan sehingga kesulitan dalam melakukan penataan arsip.
Sehingga, pihaknya membentuk tim khusus dalam menjalankan program jemput bola pada setiap OPD, bagi OPD yang mau melakukan penataan arsip dan pemusnahan arsip serta dilakukan pembinaan.
“Mekanisme untuk penataan arsip baik itu yang disimpan ataupun yang dimusnahkan gitu ya. Karena itu kan kita lihat kondisi arsip dan tahun berapa arsip itu terbit,” jelasnya.
Agar menunjang penataan arsip, kata dia, pihaknya menyebarkan tim-tim untuk melakukan jemput bola kepada OPD dalam memilah arsip yang dapat dimusnahkan ataupun tidak. Tergantung kepentingan dan aset-aset vital yang tidak bisa dimusnahkan.
“Alhamdulillah, Dispora adalah satu perangkat daerah yang mendukung kegiatan ini. Mereka mungkin sangat paham apa arti penting dari arsip,” imbuhnya. (adv/yhon)
